Personalauswahl und Führungszeugnisse

Die Anforderung eines erweiterten Führungszeugnisses dient dazu, dass Personen, die wegen sexualisierter Gewalt vorbestraft sind, nicht dienstlich oder ehrenamtlich zur Arbeit mit Minderjährigen oder schutz- oder hilfebedürftigen Erwachsenen zum Einsatz kommen können.

Wird ein EFZ für eine ehrenamtliche Tätigkeit oder während eines bestehenden kirchlichen Dienstverhältnisses angefordert, dient dies ausschließlich der Prävention gegen sexualisierte Gewalt. Daher wird bei Einsichtnahme in das EFZ nur geprüft, ob Verurteilungen wegen Straftaten mit Bezug zu sexualisierter Gewalt eingetragen sind (sog. relevante Eintragungen, vgl. § 4 Abs. 3 Satz 2 AAD PrävO i.V.m. § 72a Abs. 1 Satz 1 SGB VIII).

Wird ein EFZ hingegen im Rahmen einer Bewerbung für eine Beschäftigung bei einem kirchlichen Dienstgeber angefordert, ist der Zweck der Einsichtnahme umfassender: Es soll generell festgestellt werden, ob die Bewerberin bzw. der Bewerber sich bisher straffrei geführt hat oder ob – ggf. welche – Vorstrafen vorliegen. Die Prüfung findet durch die für die Personalentscheidung zuständige Stelle statt, nicht durch eine unabhängige Prüfperson. Für die Entscheidung über die Einstellung sind alle Eintragungen verwertbar, nicht nur etwaige Sexualdelikte.

• Alle Personen im kirchlichen Dienst, die haupt- oder ehrenamtlich im Rahmen eines Arbeits-, Gestellungs- oder sonstigen Dienstverhältnisses bzw. einer ehrenamtlichen Tätigkeit Minderjährige, schutz- oder hilfebedürftige Erwachsene beaufsichtigen, betreuen, erziehen, pflegen, seelsorglich begleiten, ausbilden oder vergleichbaren Kontakt zu ihnen haben.
• Ausnahme: Ausgenommen sind Personen, die sich zuvor nicht oder nicht länger als sechs Monate in Deutschland aufgehalten haben.

Stattdessen kann der Rechtsträger einen Strafregisterauszug anfordern von Personen, die sich länger als sechs Monate in einem anderen Staat aufgehalten hat und nach dessen Rechtsordnung die Erteilung eines solchen Strafregisterauszugs beantragt werden kann (z. B. Frankreich: extrait de casier judiciaire ).

Vor Beginn der haupt- oder ehrenamtlichen Tätigkeit

• Für Ehrenamtliche ist die Beantragung kostenfrei, sofern ein Aufforderungsschreiben der beauftragenden Stelle vorgelegt wird. 
• Für Mitarbeitende übernimmt der kirchliche Rechtsträger die Gebühr. 
• Im Rahmen einer Einstellungsbewerbung trägt der/die Bewerber/in die Kosten.

• i.d.R. nach fünf Jahren 
• Personen, bei denen eine Neuvorlage nach staatlichem Recht vorgesehen ist: Das sind beispielweise folgende Personengruppen: Erzieher/innen, Jugendbildungsreferent/innen, Pflegepersonal, ehrenamtliche Mitarbeitende in der Kinder- und Jugendarbeit

Dies ist keine abschließende Auflistung, die aktuelle Rechtsvorschrift ist zu beachten.

Im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens prüft die/der zuständige Personalverantwortliche

Während eines bestehenden Dienstverhältnisses oder für eine ehrenamtliche Tätigkeit prüft:

• der zu diesem Zweck ernannte Bischöfliche Notar
  - für Kleriker und Kandidaten für das Weiheamt, Ordensangehörige in einem Gestellungsverhältnis im Bistum, Pastoralreferentinnen und -referenten, Gemeindereferentinnen und -referenten sowie Anwärterinnen und Anwärter auf diese Berufe
  - vorlagepflichtige Personen der Bistumsverwaltung, der Domkirche sowie der in Trägerschaft des Bistums oder des Bischöflichen Stuhls befindlichen Schulen und Bildungseinrichtungen
  - vorlagepflichtigen Personen in Kirchengemeinden oder bei sonstigen kirchlichen Rechtsträgern, für die ein Dekret des Generalvikars die Prüfung des EFZ durch den Bischöflichen Notar anordnet
  - Sowohl Verwaltungsräte von Kirchengemeinden als auch die vorlagepflichtigen Personen selbst können beim Generalvikar die Prüfung der EFZ durch den Bischöflichen Notar beantragen.
• In allen anderen Fällen: eine vom kirchlichen Rechtsträger beauftragte geeignete unabhängige Person oder Stelle, die keine fachliche oder disziplinarische Dienstvorgesetztenfunktion hat bzw. zur selbständigen Entscheidung über Einstellungen oder Kündigungen befugt ist.

• Die Bewerberin/der Bewerber erhält vom künftigen Dienstgeber eine schriftliche Aufforderung zur Vorlage eines EFZ (Aufforderung im Sinne von § 30a Abs. 2 des Bundeszentralregistergesetzes). 
• Mit dieser Aufforderung beantragt die Bewerberin/der Bewerber bei der zuständigen Meldebehörde ein EFZ zur Übersendung an die Privatadresse. 
• Die Gebühr für die Erteilung des EFZ muss die Bewerberin/der Bewerber selbst bezahlen. Eine spätere Erstattung durch den Dienstgeber erfolgt nicht. 
• Sobald die Bewerberin/der Bewerber das EFZ vom Bundesamt für Justiz erhalten hat, schickt sie/er es an den künftigen Dienstgeber. 
• Die oder der zuständige Personalverantwortliche prüft das EFZ und dokumentiert die Prüfung. Für die Dokumentation ist kein Formblatt vorgeschrieben, insbesondere findet Anlage 1 des AAD PrävO (Dokumentationsbogen) keine Anwendung. Selbstverständlich kann die jeweilige Einrichtung ein eigenes Formblatt für den internen Gebrauch erstellen und verwenden. 
• Die oder der Personalverantwortliche muss schriftlich dokumentieren, 
  - wessen EFZ geprüft worden ist,
  - wann es ausgestellt worden ist,
  - wann und durch wen die Prüfung erfolgt ist und
  - ob und ggf. welche relevanten Eintragungen das EFZ enthält.
• Zusätzlich zu den relevanten Eintragungen kann die oder der Personalverantwortliche alle übrigen Eintragungen notieren, denn die Einsichtnahme in das EFZ dient im Rahmen einer Bewerbung auch der allgemeinen Straffreiheitskontrolle. Somit findet auch der Dokumentationsbogen (Anlage 1 des AAD PrävO) keine Anwendung, denn dieser sieht vor, dass ggf. nur die sog. relevanten Eintragungen vermerkt werden. 
• Die Dokumentation wird in die Personalakte aufgenommen. Die Anfertigung einer Kopie des EFZ und deren Aufnahme in die Personalakte ist nicht zulässig. 
• Das EFZ wird nach der Prüfung an die Bewerberin / den Bewerber zurückgeschickt.

• Die/der ehrenamtlich Tätige erhält vor Beginn der Tätigkeit von der zu der ehrenamtlichen Tätigkeit beauftragenden Stelle (z. B. Kirchengemeinde) eine schriftliche Aufforderung zur Vorlage eines EFZ (Aufforderung im Sinne von § 30a Abs. 2 des Bundeszentralregistergesetzes). 
• Mit dieser Aufforderung beantragt die/der Ehrenamtliche bei der zuständigen Meldebehörde ein EFZ zur Übersendung an die Privatadresse. 
• Sofern keine Gebührenbefreiung erfolgt, muss die Gebühr für die Erteilung des EFZ von der bzw. dem Ehrenamtlichen zunächst selbst entrichtet werden. Nachträglich kann dann die Erstattung bei der beauftragenden Stelle beantragt werden. 
• Sobald die/der Ehrenamtliche das EFZ vom Bundesamt für Justiz erhalten hat, schickt sie/er es an die beauftragende Stelle. 
• Diese leitet es der zur Prüfung berechtigten Person zu. Zur Prüfung berechtigt ist entweder der Bischöfliche Notar (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 AAD PrävO) oder eine vom Rechtsträger beauftragte unabhängige Prüfperson (§ 3 Abs. 2 Nr. 2 AAD PrävO). Wer im konkreten Fall zuständig ist, ergibt sich aus § 3 Abs. 2 AAD PrävO und etwaigen Anordnungen des Generalvikars nach § 3 Abs. 3 od. 4 AAD PrävO. 
• Der Bischöfliche Notar oder die unabhängige Prüfperson prüft das EFZ und dokumentiert die Prüfung. Hierbei findet der Dokumentationsbogen (Anlage 1 des AAD PrävO) Anwendung. Es muss vermerkt werden,
  

  - wessen EFZ geprüft worden ist,

  - wann es ausgestellt worden ist,

  - wann und durch wen die Prüfung erfolgt ist und

  - ob das EFZ relevante Eintragungen enthält.
  
  

  Im Falle von relevanten Eintragungen darf nur vermerkt werden, dass das EFZ relevante Eintragungen enthält, nicht aber welche. Nähere Angaben zu den relevanten Vorstrafen sind nicht erforderlich, da jede Vorstrafe mit Bezug zu sexualisierter Gewalt zum Ausschluss von ehrenamtlicher Tätigkeit mit Kindern und Jugendlichen oder schutz- oder hilfebedürftigen Erwachsenen führt.

  Etwaige Eintragungen im EFZ, die sich nicht auf Sexualdelikte beziehen und somit nicht relevant im Sinne von § 4 Abs. 3 Satz 2 AAD PrävO sind, dürfen nicht vermerkt werden. Die Prüfung des EFZ dient bei Ehrenamtlichen allein zur Prävention gegen sexualisierte Gewalt, weswegen Vorstrafen aus anderen Bereichen keine Rolle spielen.

  Die Anfertigung einer Kopie des EFZ und deren Aufbewahrung ist selbstverständlich untersagt.

• Das EFZ wird nach der Prüfung an die Ehrenamtliche/den Ehrenamtlichen zurückge- schickt. 
  Der Bischöfliche Notar oder die unabhängige Prüfperson schickt den ausgefüllten Dokumentationsbogen an die beauftragende Stelle. Dies geschieht sofort, wenn eine relevante Eintragung festgestellt worden ist. Zusätzlich wird in diesem Fall auch der Generalvikar umgehend informiert.
• Der Bischöfliche Notar oder die unabhängige Prüfperson schickt den ausgefüllten Dokumentationsbogen an die beauftragende Stelle. Dies geschieht sofort, wenn eine relevante Eintragung festgestellt worden ist. Zusätzlich wird in diesem Fall auch der Generalvikar umgehend informiert.

Im Bistum Fulda findet in der Regel nur zu Beginn des Dienstverhältnisses eine Prüfung des EFZ statt. Für bestimmte Berufsgruppen (s. o.) muss jedoch aufgrund staatlichen Rechts in regelmäßigen Abständen eine erneute Vorlage eines EFZ erfolgen. Zu Beginn des Dienstverhältnisses ist festzustellen, ob im konkreten Einzelfall regelmäßige Neuvorlagen erfolgen müssen. Das Prüfverfahren entspricht weitgehend dem Verfahren bei Ehrenamtlichen, denn die Neuvorlage dient hier ebenfalls ausschließlich zum Zweck der Prävention vor sexualisierter Gewalt. 

• Die/der Mitarbeitende erhält vom Dienstgeber die schriftliche Aufforderung zur Vorlage eines EFZ nach § 30a Abs. 2 Bundeszentralregistergesetzes. 
• Mit dieser Aufforderung beantragt die/der Mitarbeitende bei der zuständigen Meldebehörde ein EFZ zur Übersendung an die Privatadresse. 
• Die Gebühr für die Erteilung des EFZ muss von der/dem Mitarbeitenden zunächst selbst entrichtet werden. Nachträglich muss der Dienstgeber die Gebühr auf Antrag erstatten. 
• Sobald die/der Mitarbeitende das EFZ vom Bundesamt für Justiz erhalten hat, schickt sie/er es an den Dienstgeber. 
• Dieser leitet es der zur Prüfung berechtigten Person zu. Zur Prüfung berechtigt ist entweder der Bischöfliche Notar (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 AAD PrävO) oder eine vom Rechtsträger beauftragte unabhängige Prüfperson (§ 3 Abs. 2 Nr. 2 AAD PrävO). Wer im konkreten Fall zuständig ist, ergibt sich aus § 3 Abs. 2 AAD PrävO und etwaigen Anordnungen des Generalvikars nach § 3 Abs. 3 od. 4 AAD PrävO. 
• Der Bischöfliche Notar oder die unabhängige Prüfperson prüft das EFZ und dokumentiert die Einsichtnahme. Hierbei findet der Dokumentationsbogen (Anlage 1 des AAD PrävO) Anwendung. Es muss vermerkt werden,
  

  - wessen EFZ geprüft worden ist,

  - wann es ausgestellt worden ist,

  - wann und durch wen die Prüfung erfolgt ist und

  - ob und ggf. welche relevanten Eintragungen im EFZ enthalten sind.
  
  

  Etwaige Eintragungen im EFZ, die sich nicht auf Sexualdelikte beziehen und somit nicht relevant im Sinne von § 4 Abs. 3 Satz 2 AAD PrävO sind, dürfen nicht vermerkt werden. Da die Prüfung des EFZ im Rahmen der Neuvorlage allein zur Prävention gegen sexualisierte Gewalt dient, spielen Vorstrafen aus anderen Bereichen keine Rolle.
  
  

  Die Anfertigung einer Kopie des EFZ und deren Aufbewahrung ist untersagt. Dies gilt auch, wenn relevante Eintragungen vorhanden sind.

• Das EFZ wird nach der Prüfung an die Mitarbeitende/den Mitarbeitenden zurückgeschickt. 
• Der Bischöfliche Notar oder die unabhängige Prüfperson schickt den ausgefüllten Dokumentationsbogen an den Dienstgeber. Dies geschieht sofort, wenn eine relevante Eintragung festgestellt worden ist. In diesem Fall wird auch der Generalvikar umgehend informiert. 
• Der Dienstgeber nimmt den Dokumentationsbogen in die Personalakte auf.